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ERP之本——基础数据的准备!


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  人们常说,麻雀虽小,五脏俱全,这正好从测方面反应了实物的实质都是有基础组成的,刨除事情自身的巨细,它的基础必须打好,这样才干包管正常的保存,制造业ERP系统也是如此。


 什么是基础数据?


  制造业ERP系统的基础数据量大面广,从差别角度可以有差别的分类,如静态数据和动态数据、显性数据和隐性数据、主数据和辅助数据。静态数据是不随时间或其他数据变革而变革的数据,是企业公用的数据,同时又是动态数据的基础。静态数据包括系统设置所用到的数据和系统运行实际业务所用到的数据,具体有会计科目、各种比率参数、库位和物料主文件、BOM表、供应商主文件、客户主文件、账号及银行主文件等。动态数据是每笔具体业务爆发时爆发的数据,它随时间点差别而变革。动态数据依照时间点来分,又可以分为期初数据和日常数据。期初数据包括系统上线切换时点的总账余额、车间在制品余额、库存余额、未结三大订单(CO、PO、MO)。


  从另一角度来说,物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目等属于显性数据,而系统配置的各种参数则是隐性数据,这些数据在业务中虽不可见,但却能影响到系统运算的结果。对另一种划分方法而言,显性数据如物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目又被称为主数据,而会计期间、货币和汇率、银行主文件、工厂日历、付款方法、计量单位、结算方法、凭证类型等数据称之为辅助数据。


  制造业ERP系统就是根据这些基础数据,依照内部逻辑经过运算形成各种报告报表,供管理者掌握生产经营状况,从而进行剖析和决策的。


如何整理基础数据?


  基础数据整理是实施过程头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易蜕化的局部,是一项艰苦细致的工作。


  1.建立数据小组,确定工作进度。


  艰苦细致的工作要由踏实能干的团队承当,严密的计划和合理的组织是完成这项艰巨工作的包管。数据小组成员一般从各个部分的业务人员中抽调,由项目经理或指定的专人卖力领导数据小组的工作。数据小组的职责是剖析数据准备的范畴,建立ERP编码体系,组织须要的培训,制作数据搜集表格模板,监督数据收集质量,并卖力数据的最终导入和使用。在工作执行上,数据小组要根据ERP项目的实施进度,制定基础数据整理的时间表,安排好小组成员的分工,并按期召开小组会议,沟通问题,推进工作。


  2.数据整理自下而上、先易后难。


  任何工作都需要讲究方法、办法,数据整理概莫能外。制造业ERP系统基础数据整理一般应遵循先易后难的工作次第,容易整理的公共数据先行整理,需要多次求精的局部数据后行整理。静态数据相对固定,且花费时间长,可以先开始整理,动态数据在系统切换前整理即可。


  第一手资料和数据保管在生产第一线,要将这些散乱的数据加以收集整理,很洪流平上必须依赖企业的基层人员。因此,编码小组应该在与一线人员充分沟通交流的基础上设计出他们能够理解和操作的数据收集表格,系统所需的字段信息应囊括在表格中,然后下发到各个部分以供基层人员收集、记录数据之用。


  其实在没上系统前,很大都据虽然保存,但没有量化,收集的过程通常要根据数据的历史经验值统计得出。数据也不会一次就能准确,所以要做好每次版本的更新和管理,数据不可乱并且要越来越精确。基层将数据上报数据小组之前,部分应召集业务骨干和有经验的师傅对表格数据逐一讨论和检查,确保没有遗漏、重复,也没有过时、失实的数据。


  3.把好数据录入关。


  各部分报来的数据不是孤立无关的,数据小组在拿到基层报来的数据后,必须做好各部分人员的沟通与协调工作,综合平衡后再进行统计汇总。然后,备份电子文档和纸制文档,并注明整理人员、完成时间和最后版本,再由专人录入系统。手工录入是艰巨而枯燥的重复工作,时间长了容易蜕化,可以配合Excel表批量导入,有条件的也可以编写数据转换顺序实现更快速、更完美的录入。为包管数据录入的质量,可以建立相应奖惩制度,一方面可以提高录入人员的积极性,同时也催促其在录入的同时进行认真的检查。


基础数据整理的工作重点


  基础数据整理工作很繁杂,没有捷径,但有办法。关于新上制造业ERP系统的企业,在千头万绪的工作中,如果能够抓住编码这一主线,掌握好物料主文件、物料清单(BOM)和库存数据三个重点,就可以提纲挈领、一以贯之。


  毫无疑问,基础数据整理是个艰苦细致的工作,数据质量的提高是个渐进和求精的过程。实施制造业ERP系统的企业一定要高度重视基础数据的整理,如果基础数据抵达了及时性、准确性和完整性的要求,系统切换上线只是水到渠成,ERP发挥效益也将近在咫尺。




附录:

ERP基础数据收集8个办法!


  ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度最大。


  首先,基础数据涉及面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部分、工厂、货仓、车间信息等等属于可见信息,这些信息在手工作业中也会用到。不可见信息如票据类型、货仓性质、计划参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统计算。


  另外,基础数据准备的工作量大,以上各类信息的记录数从几个到几十万都有,而每条记录包括的字段又可多达上百个,两者的乘积简直是天文数字,通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。


  数据的正确性是最重要的,基础数据是许多顺序正确运行的基础,如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算取得的,如果其中任何一个数据与实际不符,计划结果就将没有任何指导意义。


  正是因为基础数据具有这些特征,从而造成了收集准备工作量大、难组织,一般需要多个部分协调,投入的人力和时间都比较多,见效周期长,因此阻力也是很大的。


  为了资助企业更有效地实施ERP,下面谈一下如何快速、低本钱、低过失率地完成基础数据准备。


第一步:确定工作范畴


  首先根据ERP项目范畴确定哪些数据需要准备,然后确定加入部分和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部分甚至一个人做,必须对此项工作的艰难水平有充分的认识。工作计划中还要注意安排按期的会议,以便当工作人员之间沟通。


第二步:建立须要的编码原则


  ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的盘问和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识另外唯一标识办法,所谓磨刀不误砍柴工,巨匠切不可急于求成,忽略了这些重要的工作。


  另外,编码原则的制定属于企业级规范的建立,应该依照ISO9000的规范制定和管理,尤其关于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部分共同确定计划。


第三步:建立公用信息


  建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、货仓、部分、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发明缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣。


第四步:BOM结构确实定(根据企业情况可选)


  如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半制品、半制品到产品的级次关系,这步工作的难点是半制品设定的问题。如果半制品设定目标少或目标不设定,今后的统计剖析就不可细化;如果半制品设定多,就会大大增加数据量。如果遇到下列情况,那么半制品要设置编码管理:对半制品建立库存账、或者采用平安库存管理、半制品对外销售或用于售后效劳,除此以外半制品尽量不必编码,也不必录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量,我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。


第五步:收集第一手资料,将原来的离散数据从差别部分集中


  在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部分间交叉流转,让各部分将与自己相关的数据填入表格,完成后通报给下个部分,以此类推,直到完成此步工作。在工作中应注意通报的安排,通报路径需提前确定。为了包管工期,可以让差别部分同时开始,然后交叉通报,或者一个部分完成一小局部后就通报给下个部分。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部分间交接时作好记录,这样不但可以控制进度,还能避免数据丧失。


第六步:数据检查


  (1)完整性检查:完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性,所有的ERP软件都有必须输入的字段,如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认货仓等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业今后的业务和统计剖析有用的字段也要列入检查范畴,例如客户分类和所属地区等。


  (2)正确性检查:正确性的范畴很广,这里不做一一说明,可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些过失如会计科目是资产类型的,可是因为人为过失输入成欠债类型的,再比方有的物料是采购来的,可是录入成自制件,这样的过失在系统上线前必须发明并改正。


  (3)唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见过失有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经保存,并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种过失ERP软件是发明不了的,必须利用人工查找,不然在上线后会爆发多个账务过失。


  在改正过失的同时,要做好资料版本的控制,这个工作在多部分加入的数据整理工作中尤为重要。一经有个客户,多个部分都在同时修改一份相同的资料,修改之后的文档中只有自己的一局部数据是正确的,其他部分数据还是过失的。在录入数据时,无论以谁的数据为准都是不可的,必须用正确的数据替换过失数据后进行合并才行。由此可见,针对每类数据都应该设置卖力部分和卖力人员,每次修改后由卖力人员将文档的版本更新,同时旧版本数据也要保管。这样做可将误操作的损失降低到最小。


第七步:将数据录入软件系统


  录入前应该将基础数据原始档案归档,关于以电子文档保管的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将其保管在专门的文件柜中,作为重要文档管理。


  接下来的的录入工作是艰巨而枯燥的重复工作。通常的录入办法有手工录入和利用工具导入这两种。这些办法各有利弊。


  (1)所有软件都提供录入界面,可以集合人员将数据逐条录入,或者利用软件的复制功能复制类似的数据,然后进行关键字段的修改。这种办法比较平安,完善的ERP软件会在录入的同时自动查错,大大都前期未查出的过失可以在录入时被系统提示并禁止录入,由此包管数据的准确性。这种办法的缺点是工作量大,完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大,推荐利用此办法,平安、可靠,事后检查工作量也小。


  (2)如果项目组中有数据库高手,并且用人工录入在人力和时间上都不可实现,可以采用直接导入数据库的办法,这样做的优点是效率高,完成时间与数据表个数成倍数关系。缺点是隐含过失多,不易检查,一经有个客户在上线几个月后发明有问题,重复检查后发明是数据中有个字段空缺造成的,可是录入的数据是可以由系统自动填写默认值的。如果采用此办法,应该在前面的检查工作中设定严格的检查办法,尤其在正确性检查中,对重要字段要逐个检查,这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。


  (3)另外一种办法结合了以上两种办法的优点。一经有一个客户开发了一个顺序模拟人工工作,基来源理是首先从电子表格中读一条记录的第一个字段(模仿人眼看数据的功能),然后在ERP录入界面中的相应字段录入该数据(模拟人手的操作),再次读下个字段,再次录入顺序……此记录完成后转下一条记录。此办法利用顺序的录入界面录入,继承了界面录入的过失功能,同时和数据导入相比,不需要人工干预,可以一天24小时的工作,速度也是很高的,不过需要高水平的顺序员,至今还只见过一个客户胜利采用过此办法。


第八步:系统检核


  完成录入工作后仍然不可彻底松开,必须再次检查,此时最好的办法是利用软件顺序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。


  在收集和整理这两个办法中,各企业根据自身员工的技术和特长,通常会用一些工具软件辅助数据收集和整理工作,常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。利用工具软件不但能大大提高收集和整理的效率,更大的优势是能够查错,下几条简单指令就可以发明阵势部过失,如果依靠人工比对检查,所需的时间和工作量都是企业无法接受的。


  ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据自身,严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。


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